Polityka prywatności
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest KG Broker Sp. z o.o., ul. Chłodna 26, 62-021 Paczkowo, NIP: 7773378425, REGON: 389869529, KRS: 0000920253 — broker ubezpieczeniowy (zezwolenie KNF nr 2631/21).
Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@flotai.pl, tel. 516 216 045.
Inspektor Ochrony Danych nie został wyznaczony. W sprawach danych osobowych kontaktuj się z Administratorem na powyższe dane.
2. Jakie dane przetwarzamy i skąd pochodzą
- dane firmy klienta: nazwa, NIP, REGON, adres, status VAT — podane przy rejestracji oraz pozyskiwane z rejestrów publicznych (Biała Lista VAT Ministerstwa Finansów, CEIDG);
- dane osoby kontaktowej / pracowników klienta: imię i nazwisko, e-mail, telefon — podane przez klienta;
- dane kierowców: imię i nazwisko, dane kontaktowe, numer i termin ważności prawa jazdy, przypisanie do pojazdu, historia szkód — wprowadzane przez klienta (pracodawcę / zleceniodawcę kierowcy);
- dane z Dokumentów: dane pojazdów, polis i szkód odczytywane z przesłanych plików (dowody rejestracyjne, polisy, zaświadczenia o szkodowości) — przesyłane przez klienta lub brokera;
- dane o pojazdach: numery rejestracyjne, VIN, dane techniczne, terminy, sumy ubezpieczenia — z Dokumentów, rejestrów i od klienta;
- dane logowania i logi bezpieczeństwa: adres e-mail (login), zaszyfrowane hasło (hash), adres IP, data i wynik logowania, informacje o przeglądarce, rejestr operacji na Koncie;
- dane o korzystaniu z serwisu (analityka i marketing — za zgodą): przybliżone dane o urządzeniu i przeglądarce, identyfikatory plików cookies, zdarzenia na stronie (np. wyświetlenie strony, założenie konta) oraz źródło wejścia na stronę (np. kliknięcie reklamy) — zbierane przez narzędzia Google opisane w sekcji 11.
3. Cele i podstawy prawne
- prowadzenie Konta i świadczenie usług Platformy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa);
- wykonywanie czynności brokerskich (pozyskiwanie i porównywanie ofert, obsługa polis i szkód) — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (umowa, obowiązki z ustawy o dystrybucji ubezpieczeń);
- dane kierowców i pracowników klienta — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora i klienta: obsługa floty i ubezpieczeń);
- bezpieczeństwo Platformy (logi, rejestr zdarzeń, ograniczanie prób logowania) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- rozliczenia i archiwizacja — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przepisy podatkowe i rachunkowe);
- dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- analityka ruchu i pomiar skuteczności reklam (Google Analytics 4, Google Ads) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona w banerze cookies). Zgodę można cofnąć w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
4. Odbiorcy danych
- dostawca hostingu: Zenbox sp. z o.o. (hosting, Polska/EOG);
- dostawca usługi AI: Anthropic (usługa Claude API — automatyczny odczyt dokumentów) — wyłącznie w zakresie niezbędnym do odczytu danych z przesłanych Dokumentów;
- dostawca poczty e-mail: serwer pocztowy w ramach hostingu Zenbox sp. z o.o. (Polska/EOG);
- towarzystwa ubezpieczeń — w zakresie niezbędnym do przygotowania ofert i obsługi umów, na podstawie pełnomocnictwa brokerskiego;
- współpracownicy brokera (koordynatorzy obsługi) — na podstawie upoważnień lub umów powierzenia;
- Google Ireland Ltd. (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) — dostawca narzędzi Google Analytics 4, Google Tag Manager i Google Ads, w zakresie danych opisanych w sekcji 11, wyłącznie po wyrażeniu zgody;
- podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Dane z Dokumentów przekazywane do dostawcy usługi AI mogą być przetwarzane na serwerach zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w szczególności w USA). Przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO — [UZUPEŁNIJ: standardowe klauzule umowne / decyzja o adekwatności EU-US Data Privacy Framework — zgodnie z aktualną umową z dostawcą AI].
Dane zbierane przez narzędzia Google (za zgodą — patrz sekcja 11) mogą być przekazywane do Google LLC w Stanach Zjednoczonych. Podstawą przekazania jest decyzja wykonawcza Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony w ramach EU-US Data Privacy Framework (Google LLC posiada certyfikację DPF) oraz standardowe klauzule umowne stosowane przez Google.
Pozostałe dane przetwarzane są w EOG.
6. Okresy przechowywania
- dane Konta i floty — przez okres współpracy, a po jej zakończeniu: przez okres współpracy, a po jej zakończeniu do 6 lat (okres przedawnienia roszczeń);
- przesłane Dokumenty — do czasu ich usunięcia przez klienta w Panelu, nie dłużej niż okres wskazany wyżej;
- logi bezpieczeństwa i rejestr zdarzeń — 12 miesięcy (logi bezpieczeństwa);
- dane rozliczeniowe — przez okresy wymagane przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
- dane do obrony roszczeń — do upływu okresów przedawnienia.
7. Automatyczny odczyt dokumentów
Dane z przesłanych Dokumentów są odczytywane automatycznie z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Wynik odczytu jest widoczny w Panelu i podlega weryfikacji — użytkownik może go sprawdzić i poprawić, a dane kluczowe weryfikuje również broker. Nie podejmujemy wobec osób wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających — decyzje dotyczące ofert i umów ubezpieczenia podejmuje klient z udziałem brokera.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie przysługuje prawo: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz — gdy podstawą jest zgoda — cofnięcia zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania). Wnioski: biuro@flotai.pl.
Zgodę na cookies analityczne i marketingowe można cofnąć lub zmienić, klikając „Cookies" w stopce strony.
Przysługuje również prawo skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych przy rejestracji (osoba kontaktowa, e-mail, NIP, telefon) jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia Konta i świadczenia usług — bez nich nie możemy zawrzeć umowy. Podanie danych pojazdów i dokumentów jest dobrowolne; ich brak może uniemożliwić przygotowanie ofert ubezpieczenia. Dane kierowców podaje pracodawca/zleceniodawca w zakresie niezbędnym do obsługi floty.
10. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in.: szyfrowane połączenie (HTTPS), hasła przechowywane wyłącznie w postaci kryptograficznych skrótów, ograniczanie prób logowania, rejestr zdarzeń bezpieczeństwa, przechowywanie dokumentów poza katalogiem publicznym oraz kontrolę dostępu do plików (dokument może pobrać wyłącznie zalogowany właściciel Konta).
11. Pliki cookies i pamięć lokalna
Serwis używa plików cookies niezbędnych (nie wymagają zgody) oraz — wyłącznie za zgodą wyrażoną w banerze — cookies analitycznych i marketingowych narzędzi Google (Google Analytics 4, Google Ads, wdrożonych przez Google Tag Manager). Do czasu wyrażenia zgody narzędzia te nie zapisują plików cookies — stosujemy mechanizm Google Consent Mode v2 ze stanem domyślnym „odmowa". Zgodę można w każdej chwili zmienić lub cofnąć, klikając „Cookies" w stopce strony; zapisane wcześniej cookies można usunąć w ustawieniach przeglądarki.
| Nazwa | Dostawca | Cel | Kategoria | Czas życia |
|---|---|---|---|---|
| FLOTAISESS | flotai.pl (własne) | utrzymanie sesji zalogowanego użytkownika | niezbędne | sesja (maks. 12 h, wygasa po 30 min bezczynności) |
| flotai_cookie_consent_v2 | flotai.pl (localStorage) | zapamiętanie decyzji o zgodzie na cookies | niezbędne (preferencja) | do usunięcia przez użytkownika |
| preferencje interfejsu (np. sortowanie tabel) | flotai.pl (localStorage) | zapamiętanie ustawień widoku w Panelu | niezbędne (preferencja) | do usunięcia przez użytkownika |
| _ga | Google (google.com) | statystyka odwiedzin — rozróżnianie użytkowników (Google Analytics 4) | analityczne (za zgodą) | 2 lata |
| _ga_<ID> | utrzymanie stanu sesji Google Analytics 4 | analityczne (za zgodą) | 2 lata | |
| _gcl_au | pomiar skuteczności reklam Google Ads (konwersje) | marketingowe (za zgodą) | 3 miesiące | |
| cookies domen google.com / doubleclick.net | dopasowanie i pomiar reklam | marketingowe (za zgodą) | wg polityki Google |
12. Klauzula informacyjna dla kierowców
Dane kierowców wprowadza do Platformy ich pracodawca/zleceniodawca (klient). Przygotowaliśmy krótką klauzulę informacyjną, którą klient powinien przekazać kierowcom: flotai.pl/klauzula-kierowcy.php (strona z możliwością wydruku i skopiowania treści).
13. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy w razie zmian przepisów, zakresu usług lub dostawców. Aktualna wersja z datą obowiązywania jest zawsze dostępna pod tym adresem; o istotnych zmianach informujemy w Panelu.