Regulamin platformy FLOTA AI

Wersja 2.0 · obowiązuje od 01.08.2026

Regulamin możesz w każdej chwili pobrać w trwałym formacie (wydruk do PDF powyżej) lub zachować kopię tej strony.

§1. Dane Usługodawcy

Usługodawcą i operatorem platformy FLOTA AI jest:

• KG Broker Sp. z o.o., ul. Chłodna 26, 62-021 Paczkowo,
• KRS: 0000920253 (Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, IX Wydział Gospodarczy KRS), NIP: 7773378425, REGON: 389869529, kapitał zakładowy: 5 000 zł,
• broker ubezpieczeniowy działający na podstawie zezwolenie KNF nr 2631/21,
• kontakt: biuro@flotai.pl, tel. 516 216 045.

§2. Definicje

• Platforma / FLOTA AI — serwis internetowy dostępny pod adresem flotai.pl, służący do zarządzania flotą pojazdów oraz organizacji procesu pozyskiwania ofert ubezpieczeń.
• Użytkownik — przedsiębiorca korzystający z Platformy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
• Konto — zbiór zasobów i ustawień przypisanych Użytkownikowi po rejestracji; jedno Konto odpowiada jednej firmie.
• Usługa brokerska — pośrednictwo ubezpieczeniowe wykonywane przez Usługodawcę w imieniu i na rzecz Użytkownika, odrębne od usługi dostępu do Platformy.
• Dokumenty — pliki przesyłane przez Użytkownika (m.in. dowody rejestracyjne, polisy, zaświadczenia o szkodowości).
• Odczyt automatyczny — wspomagane przez sztuczną inteligencję odczytywanie danych z Dokumentów.

§3. Rodzaje i zakres usług

W ramach Platformy Usługodawca udostępnia w szczególności:

• rejestr pojazdów wraz z danymi technicznymi, terminami i kosztami floty;
• odczyt automatyczny danych z Dokumentów (dowody rejestracyjne, polisy, zestawienia);
• organizację procesu pozyskiwania ofert ubezpieczeń od towarzystw ubezpieczeniowych;
• podgląd polis, terminów i historii szkodowości;
• rejestr kierowców przypisanych do pojazdów;
• zapisywanie zgłoszeń szkód kierowanych do brokera;
• generowanie dokumentów (pełnomocnictwa, wykazy, wnioski).

Dostępność i treść ofert ubezpieczeniowych zależą od oceny ryzyka dokonywanej przez towarzystwa ubezpieczeń; nie każde towarzystwo musi przedstawić ofertę. Rekomendacje przygotowywane są na podstawie danych przekazanych przez Użytkownika i jego potrzeb.

§4. Wymagania techniczne

• urządzenie z dostępem do Internetu,
• aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Firefox, Edge, Safari) z włączoną obsługą JavaScript i cookies,
• aktywny adres e-mail,
• do przesyłania Dokumentów: pliki JPG, PNG, WEBP, HEIC lub PDF o rozmiarze do 15 MB.

§5. Rejestracja i aktywacja Konta

• Konto zakładane jest przez formularz rejestracji po podaniu: imienia i nazwiska osoby kontaktowej, adresu e-mail, numeru NIP oraz telefonu.
• Dane firmy (nazwa, adres, REGON) mogą być automatycznie pobierane z publicznych rejestrów (Biała Lista VAT, CEIDG) na podstawie NIP.
• Założenie Konta wymaga akceptacji niniejszego Regulaminu (zaznaczenie pola wyboru — pole nie jest zaznaczone domyślnie) oraz zapoznania się z Polityką prywatności.
• Konto jest aktywne od chwili rejestracji. Data aktywacji rozpoczyna bieg okresu, o którym mowa w §6.
• Jedna firma posiada jedno Konto. Platforma nie przewiduje obecnie kont dodatkowych użytkowników w ramach firmy.

§6. Logowanie — okres przejściowy i hasło

• Loginem do Konta jest adres e-mail podany przy rejestracji.
• Przez pierwsze 60 dni od aktywacji Konta Użytkownik może logować się przy użyciu numeru NIP swojej firmy (okres przejściowy) albo — po jego ustawieniu — własnego hasła.
• Użytkownik może w każdej chwili dobrowolnie ustawić własne hasło; z tą chwilą logowanie NIP-em przestaje działać.
• Po upływie 60 dni od aktywacji Konta logowanie NIP-em zostaje wyłączone, a ustawienie własnego hasła jest obowiązkowe. Platforma przypomina o zbliżającym się terminie z wyprzedzeniem.
• Po upływie terminu Użytkownik, który nie ustawił hasła, otrzymuje możliwość jego bezpiecznego ustanowienia (link wysyłany na adres e-mail Konta). Konto i zgromadzone dane pozostają nienaruszone.
• Hasło musi mieć co najmniej 8 znaków (zalecane 10 i więcej), w tym co najmniej jedną literę i jedną cyfrę.

§7. Bezpieczeństwo Konta

• Użytkownik zobowiązany jest do zachowania danych logowania w poufności. Zabronione jest przekazywanie danych logowania osobom trzecim.
• Za działania wykonane po zalogowaniu na Konto odpowiada Użytkownik, chyba że do logowania doszło z przyczyn leżących po stronie Usługodawcy.
• Platforma stosuje m.in.: szyfrowane połączenie, ograniczanie prób logowania, rejestr zdarzeń bezpieczeństwa oraz czasowe wygaszanie nieaktywnych sesji.
• W przypadku podejrzenia nieuprawnionego dostępu Użytkownik powinien niezwłocznie zmienić hasło i powiadomić Usługodawcę.

§8. Przesyłanie Dokumentów

• Obsługiwane formaty: JPG, PNG, WEBP, HEIC, PDF; limit rozmiaru: 15 MB na plik. Platforma może stosować limity liczby przesyłanych plików w jednostce czasu.
• Użytkownik oświadcza, że jest uprawniony do przesyłania Dokumentów oraz danych w nich zawartych (w tym danych kierowców — patrz §10).
• Zabronione jest przesyłanie treści bezprawnych, w tym naruszających prawa osób trzecich, złośliwego oprogramowania oraz plików niezwiązanych z celem Platformy.
• Usługodawca może odmówić przyjęcia lub usunąć plik naruszający Regulamin.

§9. Odczyt automatyczny Dokumentów

• Dane z Dokumentów mogą być odczytywane automatycznie z wykorzystaniem systemów sztucznej inteligencji (dostawca usługi AI wskazany w Polityce prywatności).
• Odczyt automatyczny może zawierać błędy i wymaga weryfikacji. Użytkownik ma możliwość sprawdzenia i poprawienia odczytanych danych w Panelu; dane kluczowe dla ochrony ubezpieczeniowej weryfikuje również broker.
• Platforma nie podejmuje wobec Użytkownika wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne — decyzje dotyczące ofert i umów podejmuje Użytkownik z udziałem brokera.

§10. Dane pojazdów i kierowców

• Dane pojazdów i kierowców służą wyłącznie do obsługi floty i procesu ubezpieczeniowego Użytkownika.
• Wprowadzając dane kierowców, Użytkownik potwierdza, że dysponuje podstawą do ich przetwarzania i przekaże kierowcom klauzulę informacyjną udostępnioną przez Usługodawcę (dostępną w Panelu i pod adresem flotai.pl/klauzula-kierowcy.php).

§11. Zawarcie i rozwiązanie umowy; zamknięcie Konta

• Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zostaje zawarta z chwilą rejestracji Konta i jest zawierana na czas nieoznaczony.
• Użytkownik może w każdej chwili rozwiązać umowę i zażądać zamknięcia Konta — wystarczy zgłoszenie na adres biuro@flotai.pl lub telefonicznie. Zamknięcie Konta następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni.
• Usługodawca może rozwiązać umowę z ważnych przyczyn (m.in. naruszenie Regulaminu, długotrwała nieaktywność) z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia przesłanego na adres e-mail Konta, a w przypadku rażącego naruszenia — ze skutkiem natychmiastowym.
• Usunięcie danych po zamknięciu Konta następuje zgodnie z okresami retencji opisanymi w Polityce prywatności.

§12. Blokada Konta

• Usługodawca może czasowo zablokować Konto lub jego funkcje w przypadku: uzasadnionego podejrzenia nieuprawnionego dostępu, naruszenia Regulaminu (w szczególności §7 i §8) albo działań zagrażających bezpieczeństwu Platformy.
• O blokadzie i jej przyczynie Użytkownik jest informowany na adres e-mail Konta. Blokada jest zdejmowana po ustaniu przyczyny.
• Automatyczna, czasowa blokada logowania po serii nieudanych prób (ochrona przed atakami) nie stanowi blokady Konta w rozumieniu niniejszego paragrafu i ustępuje samoczynnie.

§13. Reklamacje

• Reklamacje dotyczące działania Platformy można składać na adres biuro@flotai.pl lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.
• Reklamacja powinna zawierać dane pozwalające zidentyfikować Użytkownika oraz opis problemu.
• Odpowiedź na reklamację udzielana jest w terminie do 14 dni od jej otrzymania, na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu.
• Reklamacje dotyczące usług brokerskich i umów ubezpieczenia rozpatrywane są zgodnie z odrębnymi przepisami o dystrybucji ubezpieczeń i rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego.

§14. Przerwy techniczne i odpowiedzialność

• Usługodawca dokłada starań, aby Platforma działała nieprzerwanie; zastrzega możliwość przerw technicznych niezbędnych do konserwacji lub aktualizacji. O planowanych dłuższych przerwach Użytkownicy są w miarę możliwości informowani z wyprzedzeniem.
• Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług na zasadach ogólnych, z uwzględnieniem zawodowego charakteru działalności Użytkownika (B2B). Usługodawca nie odpowiada za skutki podania przez Użytkownika danych nieprawdziwych lub niepełnych ani za niezweryfikowanie przez Użytkownika danych z odczytu automatycznego, o którym mowa w §9.
• Terminy i zakres ochrony ubezpieczeniowej wynikają wyłącznie z dokumentów ubezpieczeniowych wystawionych przez towarzystwa, nie z zapisów w Platformie.

§15. Zmiany Regulaminu

• Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana zakresu usług, względy bezpieczeństwa).
• O istotnej zmianie Użytkownicy są informowani w Panelu; dalsze korzystanie z Platformy wymaga akceptacji nowej wersji. Data i wersja zaakceptowanego Regulaminu są zapisywane na Koncie.
• Zmiany redakcyjne, niewpływające na prawa i obowiązki Użytkownika, nie wymagają ponownej akceptacji.
• Użytkownik, który nie akceptuje zmian, może rozwiązać umowę zgodnie z §11.

§16. Postanowienia końcowe

• Regulamin obowiązuje od 01.08.2026 (wersja 2.0).
• W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego.
• Zasady przetwarzania danych osobowych opisuje Polityka prywatności.